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活动执行过程中容易忽略的地方

发布时间:2020-09-23 16:12


1、活动开展前与场馆方的沟通

  
场馆方是场地的管理者,在场地上实施任何活动都要经过他们的同意。我们租用场地的直接目的就是为了举办活动,在这个过程中会有许多地方需要场馆方配合。但是场馆方对自己场地的使用过程也有很多规定。所以由于沟通上的疏忽,在活动开展过程中可能会出现与场馆的规定发生冲突的情况。这不仅影响了我们和场馆的关系,而且往往会耽误活动的正常进行。

 

  
2、文件档案管理

  
很多活动中,在对文件档案的管理方面并不是很重视。但事实上,对于文件档案的管理在活动的执行过程中和后期工作中都有着非常重要的作用。活动中所涉及到的文件档案主要包括各种审批的行政文件、相关合同协议、新闻宣传稿件、策划方案、工作计划等方面。另外,更重要的是如何在活动的过程给需要的工作人员及时传递。

  
3、财务管理

  
每次活动的举办都会需要很多东西,有些是公司的,有些是专为本次活动购买的,有些是租赁的或借用的等等。在实施各项活动的过程中会产生很多开支,有些是预算内的,也有临时产生的。因此,在很多活动完结之后结算时才发现实际开支比预算要多出很多来。记好每一项支出,为下次预算做好更充足的准备。


4、活动结束后的收场工作

  
这是每次活动的主办方最容易疏忽的地方。每到这个时候,从负责人到工作人员都会有种事情终于完结的错觉,有些工作人员甚至会和观众一起一走了之,完全忘了还有收尾工作要做。所以很多主办方事后都会出现丢失物品的现象。为了保证活动顺利收尾,防止物品丢失,在活动开始之前把收尾工作安排妥当,分配到人,责任明确,到时候就不会出现乱场的情况了。

  
5、关于总结报告


组织一场大型活动,以及一系列的促销、公关活动,虽然形式内容千差万别,组织方式也不尽相同,但往往用一种相似的方法来管理这些不同的项目,管理学术界把这种相似的管理方法总结概括为大型活动项目管理体系。由于项目管理成效显著,已经被广泛应用到建筑、金融、财务等各行各业。

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